Wręczanie pakietów powitalnych nowym pracownikom stało się standardem w wielu firmach, które stawiają na nowoczesny onboarding i pozytywne doświadczenia pracowników. Welcome pack to nie tylko miły gest, ale też element wizerunku pracodawcy i narzędzie budowania zaangażowania. Z perspektywy przepisów prawa pracy oraz podatków, taki zestaw nie zawsze jest jednak „tylko prezentem”. Może być uznany za świadczenie rzeczowe, a tym samym rodzić obowiązki podatkowe i składkowe. Warto więc wiedzieć, kiedy pakiet powitalny jest neutralny podatkowo, a kiedy wymaga rozliczenia.
O czym przeczytasz w tekście?
Czym jest welcome pack i po co się go wręcza?
Welcome pack to pakiet powitalny przygotowany dla nowego pracownika. Najczęściej zawiera gadżety z logo firmy – kubek, notes, długopis, torbę, kalendarz – ale też coraz częściej drobne upominki praktyczne, jak powerbank, bidon czy ekologiczne akcesoria.
Coraz popularniejsze są także zestawy wellness czy produkty lokalne, które odzwierciedlają wartości firmy. Celem takiego zestawu jest nie tylko powitanie nowego członka zespołu, ale również wsparcie procesu onboardingu, ułatwienie startu oraz budowanie więzi z marką. To również sposób na pokazanie kultury organizacyjnej i dbałości o doświadczenie pracownika od pierwszego dnia pracy.
Jednocześnie z punktu widzenia prawa pojawia się pytanie, czy taki pakiet jest wyłącznie narzędziem wizerunkowym, czy stanowi świadczenie o charakterze materialnym.
Pamiętaj!
Jeśli zestaw ma wymierną wartość i przynosi pracownikowi korzyść, może zostać potraktowany jako przychód ze stosunku pracy. To oznacza, że firma powinna rozważyć konsekwencje podatkowe i składkowe.
Czy welcome pack to przychód pracownika?
Zgodnie z ustawą o PIT, każdy nieodpłatny benefit przekazany pracownikowi może być uznany za przychód, jeśli ma realną wartość i można przypisać go konkretnej osobie. W praktyce oznacza to, że jeśli pakiet zawiera przedmioty o wyższej wartości lub nie ma charakteru promocyjnego, może powstać obowiązek naliczenia podatku i składek ZUS. Inaczej wygląda sytuacja, gdy zestaw składa się z typowych gadżetów reklamowych z logo firmy o niskiej wartości – wówczas zwykle traktuje się go jako materiał promocyjny, który nie generuje przychodu.
Znaczenie ma nawet sam cel wręczenia. Jeśli welcome pack służy promocji marki i jest elementem działań employer brandingowych, można argumentować, że nie stanowi on indywidualnego świadczenia rzeczowego. Natomiast gdy pakiet zawiera wartościowe przedmioty, nieoznaczone logo lub przeznaczone wyłącznie do prywatnego użytku, ryzyko powstania przychodu jest znacznie większe.
Jak rozliczyć pakiet powitalny w praktyce?
Aby prawidłowo rozliczyć welcome pack, trzeba przede wszystkim określić jego charakter. Jeśli zestaw ma cel promocyjny, a jego wartość jest niewielka, może być zaliczony do wydatków reklamowych i ujęty w kosztach uzyskania przychodu firmy. W takim przypadku nie ma konieczności doliczania wartości pakietu do wynagrodzenia pracownika. Jeśli natomiast pakiet zawiera droższe przedmioty, które nie są elementem reklamy, należy potraktować go jako świadczenie pracownicze. Wówczas jego wartość powinna zostać doliczona do wynagrodzenia, opodatkowana i objęta składkami ZUS.
Ważne jest, aby firma miała odpowiednią dokumentację potwierdzającą cel i skład zestawu. Faktura zakupu, opis przeznaczenia wydatku, a także wewnętrzny regulamin onboardingu mogą być istotnymi dowodami w przypadku kontroli. Warto również prowadzić ewidencję przekazanych pakietów, aby wykazać, że mają one charakter systemowy, a nie uznaniowy.
Welcome pack a podatki: jak uniknąć błędów i nieporozumień?
Najczęstsze błędy firm to brak określonego celu zestawu powitalnego, wręczanie drogich prezentów bez logo firmy oraz brak wewnętrznych zasad. Jeśli firma nie ma polityki dotyczącej pakietów powitalnych, każdy przypadek może być traktowany indywidualnie, co zwiększa ryzyko błędnej interpretacji podatkowej. Problemem jest również finansowanie pakietów z niewłaściwego źródła np. z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych bez spełnienia kryteriów socjalnych, co może skutkować koniecznością korekt.
Aby tego uniknąć, warto wprowadzić wewnętrzny dokument określający zasady wręczania welcome packów, a więc to:
- kto je otrzymuje,
- co zawierają,
- jaki jest ich cel.
Należy także konsultować skład zestawu z działem finansowym i księgowością, aby dobrać takie elementy, które nie będą generować dodatkowych obciążeń podatkowych. Bezpieczną praktyką jest stosowanie gadżetów o umiarkowanej wartości, opatrzonych logo i mających charakter promocyjny.
Znaczenie źródła finansowania i dokumentacji
Sposób finansowania pakietu powitalnego ma wpływ na jego rozliczenie. Jeśli zestaw jest finansowany z budżetu operacyjnego, można go traktować jako koszt reklamy lub onboardingu. Gdy korzysta się z funduszu socjalnego, konieczne jest stosowanie kryteriów socjalnych – w przeciwnym razie wydatki mogą zostać zakwestionowane. Niezależnie od źródła finansowania, warto prowadzić ewidencję wydanych zestawów oraz posiadać faktury i notatki opisujące cel wydatku.
Dobrą praktyką jest także standaryzacja wartości pakietu, czyli określenie maksymalnej kwoty jednostkowej. Dzięki temu łatwiej utrzymać spójność i wykazać, że pakiet nie ma charakteru luksusowego ani uznaniowego, lecz stanowi element strategii prowadzonej przez dział HR.
Podsumowanie – welcome pack a podatki
Welcomepack to niewątpliwie skuteczne narzędzie budowania relacji z nowymi pracownikami i ważny element nowoczesnego onboardingu. Aby jednak był zgodny z prawem podatkowym, należy jasno określić jego cel, wartość i sposób finansowania. Zestawy o charakterze promocyjnym, składające się z gadżetów reklamowych z logo firmy, zazwyczaj nie rodzą obowiązków podatkowych. Natomiast pakiety zawierające wartościowe przedmioty mogą być traktowane jako przychód pracownika i wymagają odpowiedniego rozliczenia. Świadome planowanie, dobra dokumentacja i konsultacja z księgowością pozwalają jednak uniknąć błędów oraz zachować pełną zgodność z przepisami.
