Czy prezenty dla kontrahentów można wliczyć w koszty firmy?

Wielu przedsiębiorców regularnie wręcza kontrahentom upominki, by podziękować za współpracę lub zbudować trwałe relacje biznesowe. To standardowa praktyka, ale często rodzi pytanie: czy taki gest można ująć w kosztach uzyskania przychodu? Odpowiedź brzmi: to zależy. Ważnymi czynnikami są rodzaj prezentu, jego cel i sposób udokumentowania w księgach rachunkowych. Chcesz wiedzieć więcej? Wyjaśniamy, co można odliczyć od podatków.

Dlaczego firmy wręczają prezenty kontrahentom?

Wręczanie upominków w biznesie to nie tylko miły gest, ale przemyślane działanie strategiczne, czy to wspierające sprzedaż, czy też employer brandingowe. Mowa zatem o marketingu relacyjnym (relationship marketing), czyli o dbaniu o dobre kontakty z partnerami biznesowymi oraz klientami, co jest bardzo ważne dla stabilności i rozwoju firmy.

Elegancki, przemyślany prezent niewątpliwie pomaga budować pozytywny wizerunek, wzmacnia lojalność i jest wyrazem wdzięczności za udaną współpracę. Taki upominek staje się ważnym elementem strategii komunikacji, który pokazuje, że firma ceni swoich partnerów i dba o szczegóły. Zamawianie prezentów biznesowych – zwłaszcza w dużych ilościach – wiąże się jednak z kosztami, a to rodzi pytanie:

Czy prezenty dla klientów i kontrahentów mogą pomóc w obniżeniu obciążeń podatkowych firmy?

Co prawo mówi o kosztach uzyskania przychodu?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, za koszt uzyskania przychodu można uznać każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że wydatek na prezent musi mieć bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością i generowaniem zysku.

Tu jednak pojawia się ważne rozróżnienie, które jest źródłem wielu wątpliwości: podział na reklamę i reprezentację.

Reklama. To działania mające na celu promowanie marki, produktów lub usług, skierowane do szerokiego grona odbiorców. Wydatki na reklamę można wliczyć w koszty firmy.
Reprezentacja. To działania ukierunkowane na budowanie prestiżowego wizerunku firmy poprzez wytworność, okazałość czy luksus. Wydatki na reprezentację nie mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Jak można wywnioskować, granica między reklamą a reprezentacją bywa płynna, dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo zaklasyfikować prezent biznesowy w swoich księgach rachunkowych.

Ciekawostka

Jeżeli upominek dla kontrahenta nie ma wyraźnego charakteru reklamowego (np. jest to drogi alkohol, ekskluzywna żywność, usługi gastronomiczne), urząd może go uznać za koszt reprezentacji i wykluczyć z kosztów uzyskania przychodu. Przepisy wskazują, że nawet sama forma opakowania lub brak oznakowania firmowego może przesądzić o tym, że prezent nie będzie podatkowo zaliczony jako reklama, a reprezentacja.

Kiedy prezenty dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów?

Możesz zaliczyć prezent biznesowy do kosztów uzyskania przychodu, jeśli spełnia on kryteria reklamy. Dzieje się tak, gdy upominek:

Ma charakter reklamowy – jego głównym celem jest promocja Twojej marki.
Jest opatrzony logo firmy – widoczne oznaczenie to kluczowy dowód na charakter reklamowy.
Ma niewielką wartość lub jest przekazywany masowo – nie nosi znamion luksusu.
Służy promocji, a nie budowaniu prestiżu – jego celem jest zachęcenie do współpracy.

Przykłady prezentów, które można wliczyć w koszty

Długopisy, notesy, kalendarze z logo firmy.
Kubki lub filiżanki z widocznym logotypem.
Zestawy kawy, herbaty czy słodyczy z personalizowanymi etykietami.
Niewielkie gadżety elektroniczne (np. powerbank) z grawerem.
Eleganckie zestawy prezentowe do 200 zł z logo na opakowaniu lub produktach.

Warto wiedzieć

Pod uwagę warto brać nie tylko typowe gadżety firmowe. Niektóre firmy z branży B2B księgują nawet bilety na targi czy konferencje wręczane kontrahentom jako prezenty biznesowe. Takie wydatki są rozliczane jako „koszty udziału w wydarzeniu branżowym” pod warunkiem, że impreza ma związek z działalnością gospodarczą obu stron oraz ma cel edukacyjno-promocyjny.

Kiedy prezent biznesowy nie może być kosztem?

Oczywiście warto mieć świadomość tego, że nie wszystkie wydatki zakwalifikujesz do kosztów. Fiskus konsekwentnie uznaje za reprezentację upominki, które mają charakter wystawny. W kosztach nie należy zatem ujmować:

alkoholu premium, drogich win czy whisky;
biżuterii i artykułów luksusowych;
zestawów ekskluzywnych o bardzo wysokiej wartości jednostkowej;
upominków bez logo, które nie spełniają kryterium reklamy;
sytuacji, gdy prezent ma charakter okazały i służy głównie budowaniu prestiżu firmy.

Jeśli obdarowujesz kontrahenta drogim upominkiem pod choinkę za kilkaset złotych, fiskus może zakwalifikować to jako reprezentację, wtedy wydatek nie będzie mógł obniżyć podstawy opodatkowania.

Pamiętaj

Dobry doradca podatkowy lub księgowa pomogą dokonać odpowiedniego wyboru. Przed zainwestowaniem w prezenty biznesowe, a nawet welcome packi dla nowych pracowników, koniecznie skonsultuj się z finansowym specjalistą.

Jak udokumentować wydatek na prezent biznesowy?

Aby bezpiecznie wliczyć prezenty reklamowe w kosztach, musisz zadbać o prawidłową dokumentację. Podstawą jest faktura lub rachunek za zakup upominków. Warto zadbać, aby w opisie dokumentu znalazło się sformułowanie takie jak „materiały reklamowe” lub „gadżety z logo firmy”.

W przypadku większych akcji promocyjnych dobrą praktyką jest stworzenie dodatkowej dokumentacji, np. listy obdarowanych kontrahentów lub notatki służbowej opisującej cel i przebieg akcji. Ustalenie wartości jednostkowej prezentu (np. poniżej 200 zł) znacznie ułatwia jego klasyfikację jako kosztu reklamowego. Jeśli chodzi o VAT, prezenty o niewielkiej wartości (do 20 zł netto) lub próbki pozwalają na odliczenie podatku naliczonego bez dodatkowych obowiązków.

Przykład – zestaw prezentowy z logo firmy jako koszt

Wyobraź sobie, że kupujesz dla swoich kluczowych partnerów zestaw prezentowy o wartości 197 zł brutto. W skład zestawu wchodzą wysokiej jakości kawa, herbata i owoce w czekoladzie, umieszczone w eleganckim stojaku w kształcie choinki. Ważnym elementem jest to, że każdy produkt posiada etykietę z logo Twojej firmy.

Cel: Podziękowanie za współpracę i promocja marki.
Charakter: Reklamowy (dzięki widocznemu logo).
Wartość: Niewielka, nie nosi znamion luksusu.

Taki wydatek, udokumentowany fakturą, może zostać bez obaw zaliczony w koszty uzyskania przychodu jako koszt reklamy.

Bez obaw o kwestie podatkowe może zatem zamówić w naszej firmie rewolucyjne zestawy prezentowe dla klientów czy kontrahentów, w tym personalizowaną grę myDouble, która bawi, angażuje i zostaje w pamięci!

Podsumowanie: o czym pamiętać przy rozliczaniu podatkowym prezentów biznesowych?

Aby prawidłowo rozliczyć upominki dla klientów a podatki, warto trzymać się kilku zasad:

Cel to reklama: Upewnij się, że prezent ma na celu promowanie Twojej marki.
Logo to podstawa: Zawsze umieszczaj widoczne logo firmy na prezencie lub jego opakowaniu.
Unikaj luksusu: Skup się na praktycznych i eleganckich upominkach o niewielkiej wartości.
Dokumentuj wszystko: Zbieraj faktury i dbaj o ich prawidłowy opis.
Konsultuj się: W razie jakichkolwiek wątpliwości skonsultuj się ze swoim księgowym lub doradcą podatkowym.

Pamiętaj, że przemyślany prezent firmowy to inwestycja, która, jeśli zostanie prawidłowo rozliczona, przynosi podwójną korzyść: wzmacnia relacje i optymalizuje koszty.